Las bases de datos son herramientas indispensables en un entorno empresarial pues permiten almacenar, organizar y extraer datos de forma rápida y eficiente. Sin embargo, utilizar bases de datos de forma personalizada requiere del dominio del lenguaje de consultas SQL, haciendo que todo se convierta en un proceso más complejo para la empresa (que finalmente acaban utilizando hojas de cálculo para simplificar).
Con la herramienta no-code Airtable es posible gestionar bases de datos sin tener que manejar SQL o complejas configuraciones, haciendo que las empresas puedan sacar el máximo partido de sus datos bajo una interfaz amigable.
Qué es Airtable
Airtable es una plataforma en la nube que utiliza una interfaz visual sencilla y amigable, y que aúna la usabilidad de las hojas de cálculo con la versatilidad y potencia de las bases de datos. Con Airtable las empresas pueden gestionar sus datos de forma eficiente y sencilla, utilizando para ello un sistema de columnas y filas propias de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets.
En un proyecto con esta aplicación tenemos cinco elementos básicos: las bases de datos, las tablas, los campos, los registros y las vistas.
Cuáles son las características principales de Airtable
Veamos cuáles son las principales características o funciones a destacar de esta herramienta no-code enfocada a la gestión de datos.
Integración
Airtable cuenta con una API que le permite conectarse fácilmente con muchas de las herramientas y plataformas que utilizan las empresas en su día a día.
Por ejemplo, es posible conectar un proyecto Airtable con Google Gmail, conectando los mensajes de correo electrónico con la base de datos para facilitar su gestión (importación de mensajes, contactos, calendario…).
Colaboración en tiempo real
Con Airtable varios usuarios pueden trabajar sobre el mismo proyecto en tiempo real, es decir, que pueden acceder a la misma base de datos de manera simultánea.
Es una herramienta no-code ideal para fomentar el trabajo colaborativo, incluso si los trabajadores no se encuentran físicamente en la empresa.
Diferentes tipos de vistas
Con Airtable se pueden personalizar distintos tipos de vistas y asociarlas a cada usuario, algo que no sucede con las típicas soluciones de hojas de datos.
Entre las distintas vistas que se pueden generar, podemos destacar:
- Calendario o calendar.
- Rejilla o grid.
- Tablero Kanban.
- Galería o gallery.
- Formulario o form
Disponer de estos tipos de vistas diferentes para clientes es una gran ventaja para afrontar cualquier proyecto o a la hora de gestionar las distintas áreas de una empresa. Así será más sencillo ofrecer la información que necesita cada empleado, utilizando una vista que se adapta a sus necesidades y actividad de trabajo.
Cabe destacar que con Airtable es muy sencillo compartir las vistas entre distintos usuarios (Share View), utilizando para ello un link privado que otorga acceso a la persona al que se le envía.
Creación avanzada de formularios
Es una de las funciones más potentes e interesantes de esta plataforma. Consiste en la creación de formularios personalizados para que los usuarios puedan introducir datos. Toda la información introducida es almacenada de forma automática por la aplicación, disponiendo de campos requeridos, lógica condicional y prellenado dinámico.
Compatibilidad con dispositivos móviles
Vivimos en un entorno digital donde internet y los smartphones se han convertido en herramientas indispensables para el día a día, tanto de las personas, como de las empresas.
Airtable es compatible con móviles, permitiendo desarrollar apps móviles nativas que ofrecen un alto nivel de rendimiento.
Al trabajar en la nube y permitir el desarrollo de apps, esta plataforma de desarrollo sin código es ideal para fomentar y potenciar la movilidad de la empresa, permitiendo además acceder a las herramientas creadas en cualquier lugar y a cualquier hora.
Backup de la base de datos
Con Airtable los datos siempre estarán seguros pues trabaja en la nube e incorpora un sistema periódico y automatizado de copias de seguridad. Además, en cualquier momento se puede exportar de forma manual la base de datos a un archivo CSV, y almacenarlo externamente como copia de seguridad que se puede recuperar cuando sea necesario.
Automatización de tareas
Con Airtable se pueden construir automatizaciones de muchos de los procesos que realiza la empresa cuando gestiona sus datos. Esta herramienta no-code permite ahorrar tiempo a la hora de capturar, organizar y almacenar datos provenientes de distintas fuentes.
Las automatizaciones son la auténtica magia de Airtable, donde con un trigger o activador se disparan procesos de forma automática cuando se cumple la condición o condiciones preestablecidas. Además, si necesitas compatibilidad con otras herramientas, puedes complementar tus automatizaciones con plataformas como Zapier o Make.com.
Extensiones de Airtable
Las extensiones de Airtable son una serie de módulos o widgets que se implementan en esta solución y que permiten ampliar sus funciones y utilidades.
Por ejemplo, es posible implementar un complemento para realizar búsquedas en la base de datos, o un módulo para implementar un organigrama de forma rápida y sencilla.
Otro ejemplo sería un módulo para importar archivos XML en la base de datos. En la web oficial de la herramienta se puede encontrar una amplia y completa lista de todas las apps disponibles para esta herramienta no-code.
Scripts para mejorar los flujos de trabajo
Utilizando scripts para Airtable se pueden realizar procesos y tareas específicas de forma más rápida, eficiente y sencilla, como por ejemplo:
- Eliminar duplicados. Script para eliminar de forma automatizada las entradas o registros que se encuentren duplicados en la base de datos.
- Añadir imagen de Google Maps. Para insertar una imagen aérea de una ubicación sacada de Google Maps, en un campo de la base de datos.
- Insertar valores aleatorios. Para rellenar campos con valores generados de forma aleatoria.
- Buscar y reemplazar. Para realizar búsquedas en la base de datos y reemplazar el texto por otro de forma automatizada.
Para quién es recomendable Airtable
Esta plataforma es ideal para cualquier tipo de empresa pues la gran cantidad de datos que se maneja hoy en día, hace necesario una solución como Airtable que permite construir soluciones personalizadas de forma rápida y sencilla.
Veamos para quién o qué empresas es interesante utilizar Airtable.
- Para sistema de gestión de proyectos.
- Para planificar y gestionar calendarios editoriales o publicaciones en redes sociales.
- Para construir un sistema de facturación y cobro online.
- Para generar informes visuales o cuadros de mando utilizando métricas y KPIs (métricas asociadas a objetivos concretos).
- Para construir o potenciar una solución CRM (customer relationship management) o un ERP (enterprise resource planner).
- Para crear una plataforma de gestión y seguimiento de incidencias (para un departamento IT, atención al cliente, soporte y mantenimiento…).
Ejemplos de uso de Airtable
Airtable se ha convertido en una solución muy popular debido a que prestigiosas empresas a nivel internacional la utilizan para gestionar datos y automatizar procesos relacionados con su información.
Veamos algunas de estas empresas que apuestan por Airtable.
- La prestigiosa revista Time utiliza esta plataforma para realizar un seguimiento de sus vídeos.
- El museo Mingei Museum inventarió más de 26.000 piezas de arte en tiempo record utilizando Airtable.
- La empresa de Elon Musk que fabrica coches futuristas (Tesla) utiliza Airtable para realizar un control y seguimiento de todos los vehículos que salen de su fábrica.
Las automatizaciones en base de datos son mucho más sencillas de realizar con un entorno como el que ofrece Airtable. Las empresas ya no tienen que preocuparse por utilizar una compleja base de datos SQL, o verse limitadas a la gestión de datos de una hoja de cálculo. Airtable aúna lo mejor de estas dos soluciones proporcionando una base de datos relacional que se usa en un entorno similar al de Excel.