El episodio de Emilcar de ayer me despertó las ganas de explicar las herramientas de facturación online que he usado a lo largo del tiempo, así como dar algunos consejos básicos.
Herramientas de facturación online
- Harvest: Incluye totalmente gratis las funciones de facturación online, control del tiempo, informes, presupuestos, etc.
- Zoho Invoice: Muy completa pero limitada en su cuenta gratuita
- Paymo: Servicio de gestión de proyectos todo en uno, que solo te permite 3 facturas en el plan gratuito
- InvoicePlane: Aplicación de facturación online gratuita y de código abierto para alojar en tu propio servidor.
Funcionalidades útiles en herramientas de facturación
- Básicas
- Clientes repetibles
- Numeración automática
- Servicios predefinidos
- Avanzadas
- Facturas recurrentes
- Registro de pagos
- Registro de gastos
- Comunicación con cliente
- Envío por email
- Dirección URL
- Extra
- Facturas en base a pagos reales
Enlaces
Transcripción automática
Buenas a todos y bienvenidos a reflexiones de hockey desde bilbao suyas gómez elevaciones en twitter y en la mayoría de redes sociales y dios quiere hablar de programas de facturación online reflexiones de un dique desde bilbao elias en s allí escuchaba a un episodio de the emil car relacionado con temas de facturación online con programas y demás explica un poquito cómo lo hacía y tengo unas reflexiones porque siempre en muchas de sus episodios en su pocas daily mach pensaré en cómo las cosas y siempre tengo cosas para portar y que casi casi corregir no antes de nada deciros que tengo pensado volver a grabarnos ceci y diariamente semanalmente o con qué regularidad pero tengo muchos temas apuntados tengo muchas cosas que contarnos y espero que pronto bueno pues este contando cosas nuevas ahora vamos ya comentaré el episodio de emil karma y nos decía que durante mucho tiempo ha utilizado nan verse y peluches para gestionar el tema de la facturación online y la contabilidad agendado escalofríos a escucharlo y tener me imaginan un procesador de textos haciendo facturas pero él explicaba que no envejece al equivalente a excel de apel él tiene un par de tablas para contabilizar o para registrar las facturas recibidas y las facturas emitidas y que bueno principalmente lo hace para temas de contabilidad no en sacar formularios de iba a ser tipo de cosas ehh que mi caso lo hace mi gestor mi mi contable y no los gestiona y opera si es verdad que nosotros lo mandamos bastante bastante masticado ya no tenemos un excel dónde llevamos un listado de las tareas de las tareas y a decir de las facturas con. Une el importe base del iva el importe total etcétera etcétera incluso creo que kennedy porque de esto se encargan a él y hace de límite algún código respecto a las categorías en las que lo va a ir bueno me tenia que tenerla por aquí para que nos explique un poco más y bueno en cuanto a esta parte de la contabilidad bueno tengo mucho que decir pero sí que se ha hecho durante mucho tiempo utilizado parches para emitir facturas claro con el principal problema es que y cuando haces más de una factura mismo cliente estás teniendo que volver a escribir los datos del cliente si lo habitual suele ser coger una factura del cliente que se anterior para no repetir la operación modificarlo o los conceptos los elementos que estas facturando los trabajos o los productos m también hay que tener mucho cuidado con ella el número de factura que tiene que ser siempre consecutivo es decirte entenderás que mirar cuál ha sido la última poner el número siguiente etcétera etcétera y dice que desde hace un tiempo está probando una herramienta algún servicio en latín para hacer este tipo de trabajos dice que está probando a fix que le permite me poner marcas a las facturas facturas es la marca de factura enviada factura vista enviarla por e mail tener soporte para pagos parciales también por supuesto poder contabilizar las facturas recibidas los gastos al fin y al cabo no respecto a las cuentas de gastos de se quejaba de que no tenía categorías personalizable es algún alguna categoría que está un poco obsoleto y que faltaba alguna más actual y que por eso estaba moderadamente satisfecho decía algo así como que de para eso me vuelvo a mi sistema anterior de peluche sin verse. Contaba que iba hacer el curso de yang boluda de factura directa otro servicio de este estilo que sirve para facturación online principalmente por la integración que tiene contra piar para poder realizar facturas automáticas quinto del bueno hasta aquí en pocos episodios digo como hecho a lo largo del tiempo las facturas y me piden un poco sobre lo que decía emilio que recomiendo hacer no por cierto quizás este episodio seria más adecuado para tratarlo un minuto pocas negocios igual pres del queda menos tengo que hablar de un año y pico haciendolo con mi amigo y compañero yannick garcia os invito a visitar negocios w p punto es ya ahí os podéis entrar de uno de todo lo que contamos sobre negocios clientes conseguí nuevos potenciales clientes gestiona las comunicaciones los proyectos y también marketing o la incongruencia arroyo vuelve a cero un poquito de todo pero vamos a lo que vamos desde que comencé el estudio estudio nc precisamente coon yannick garcia empezamos a utilizar un software de escritorio que llamaba factu contes y resistiendo era un poco como anticuado con una interfaz un poco esparta anna pero no funcionaba bien porque al menos tenia una de las cosas básicas como es tener clientes repetirles es decir que tú tengas un listado de clientes con sus datos de facturación online ino tenías que meter esos datos cada vez que las haces una factura además de esta forma puedes ver cuánto ha facturado a un único cliente de este tipo de cosas por supuesto otro de los requisitos que para mí son básicos que cumpliera este sistema es el tener una numeración automática que tú eres la nueva factura automáticamente el número de factura sea el siguiente al último que acecha la última factura qué has hecho y por último otra cosa que considero básicas el poder tener servicios producidos con una descripción que puedas repetir en diferentes facturas a diferentes clientes cómo puede ser desarrollo web o consultoría o lo que. Serrano que cada cual ofrezca estuvimos varios años facturando con este programa y desde hace un tiempo que vengo usando servicios son la interfaz duración con ello pasamos ahora a la siguiente fase al siguiente nivel que es la facturación recurrente supongamos que tenemos algún servicio que se hace todos los meses como por ejemplo en mi caso el mantenimiento bueno pues un poco aburrido ademas de ineficientes tener que hacer la factura manualmente todos los meses pues esta fue una de las razones para pasarnos a este tipo de servicios que casi todos los que yo conozco si no todos tienen esta funcionalidad de facturación recurrente ucla es una especie de plantilla qué dice qué le vas a cobrar ahora vas a facturar a este cliente un cliente concreto unos servicios ya fuese por establecidos o definidos no en esa factura que funciona como plantilla y y digamos que cada mes automáticamente se crea además estos servicios también permiten una de las cosas que comentaba emil cara acerca de alfiz qué es envió a través del email de hecho incluso el software de escritorio tenia enviadas de lima aunque bueno solíamos utilizar directamente al cliente de correo tradicional por qué nos permitirá formatear lo poco masa a nuestro gusto además emilio comentaba que asistieron confirmación de lectura a través de estos sistemas de meter un pixel visible todo esto no estos sistemas se estos servicios son la in como afirma el mágico que también tendrá que permite hacer una cosa que para mí es todavía más chula que en lugar de enviar la factura adjunta como p d f te permite acceder a una web reales a una dirección en latín donde consultaba tura y también te permite por supuesto descargan pdf imprimirla y demás esta visualización también genera esa confirmación de lectura no avisando al servicio en la india de que el cliente ha visto la factura y a ti te parecerá marcano en factura vista por escamas y hemos cometido algún error antes de que vea el cliente la factura podemos. Solucionarlo o podemos simplemente corregir la factura y escribirla el cliente desde el propio servicio normalmente incluso puedes volver a enviar email y en forma de cliente de que has hecho una corrección poseen en una simple rata o en alguna cantidad o lo que sea yo personalmente la verdad es que a día de hoy no me haria un sistema que no me permite hacer facturas recurrentes es decir si tenéis un servicio fake factura de forma cíclica cada mes cada trimestre o cada año es muy interesante disponer de este tipo de servicios porque lo configuran una vez y luego te te ahorres todo el tiempo no toda la gestión que que bueno no aporta nada no además del tipo de servicios tiene un recordatorios de pago puedes poner una fecha de vencimiento de la factura y que se manden recordatorios pues por ejemplo al de cinco diez y quince días por ejemplo y nos vamos ya al último nivel a última fase m apuntado que seria facturas envase apagó reales que supo lo que comentaban respecto a a factura directa a emilio en su podcast ya que la integración con con zambia iza pier es compatible con ésta y pies esta pasarela de pago similar a p y pal pero que al parecer es max versátil incluso comen las comisiones no lo ha dicho pero yo me imagino que la ventaja es realizar las facturas cuando el cliente ha realizado el pago que en realidad sería la correcta nadie funciona sí todo el mundo utiliza la factura como un requerimiento de pago y así esta lo la gente de con impagos no con con impagos y adelantando impuestos respecto a unos supuestos beneficios que en realidad no ha llegado por hacer las cosas mal no pero esto lo traje más a fondo ehh negocios igual press cuando hagamos el episodio respecto a facturación online tenemos pensado hacerlo así que bueno sería interesante tener un servicio que se ha integrado con con los pagos que permite emitir la factura cuando se ha detectado un pago no estos servicios que estado comentando cómo nos invitó a los no. Espero como thor joy boys como primo como jarabes creo que los tres tienen soporte para pagos son la imparable inculcar tu cuenta de straight cuenta de paypal y algún otro sistema y permitir que el cliente pague la factura entre comillas lo que pagamos las facturas en los servicios a los productos a través de estas plataformas de pago en latín pero claro tuya hace emitida factura con lo cual el problema que comentábamos de los impagos lo seguíamos teniendo en resumen la conclusión y el consejo de hoy es que sí y sois una pequeña empresa autónomo o si tenéis pensado empezar a ofrecer servicios o vender productos os recomiendo disponer de una plataforma de un servicio de facturación online en latín porta las ventajas comentadas no yo tengo algún conocido que todavia hace facturas antigua usanza utilizando el agua modificando la última guardándola y todo ese tipo de de cosas no son nada prácticas en un principio puede parecer que es rápido y cómodo pero de veras una vez que tenés configurada además no hay mucho que configura el servicio de estos tus datos fiscales cada vez que me des un nuevo cliente meter sus datos personales no tienes que hacer haciendolo manualmente y la dicha que podamos tener clientes que podáis a los que país facturar más de una vez qué poder registrar pagos para saber si una factura está apagada o no saber cuanto habías ingresado en todo un año por ejemplo eh tenedor como decia los servicios también predefinido situó útil es una serie de servicios que hace siempre cómo puede ser página web mantenimiento o wordpress y consultoria aseo estoy pensando en en los servicios que ofrecemos estudió en escena que no tengas que escribir los cadáveres describiendo su descripción en la factura o lo que sea que simplemente tengas que elegir los de una lista no por no hablar de los cálculos de el iva de poder poner descuentos etcétera etcétera como lo que hemos comentado también respecto a las facturas recurrente es el hecho de tener un cliente. Te pague el mes y automáticamente esa factura se se generó además las facturas recurrentes normalmente suele ser un cliente con el que ya tienes cierta confianza y que o bien te va a pagar he conducido hacia bancaria por ejemplo yo tengo alguno que lo normal es que vaya a pagar no así que el tema que hablamos de emitir la factura con el pago aunque sería lo optimo creo que no es ni tan necesario como el resto de cosas que que comentábamos así que os animo a probar alguno de estos servicios por ejemplo dejaré nace a estos tres que comentado pero lo que hay muchos más como un feliz factura directa factura escritas incluso nance meses digamos que estabas tú en tu propio servidor como in boys plan que parece ser que es bastante flexible y bastante configurarlo bastante fácil de usar también era vasos invitó a dejar nuestros comentarios helios gómez punto pero y para lo que es esto y en twitter como elias nc un saludo y hasta la próxima