Segunda opinión: Uso eficaz del email

Segunda opinión: Uso eficaz del email

En el episodio de hoy explico algunas herramientas y trucos para el email, comentando el último capítulo del podcast de Desarrollo Profesional, donde Mattia habla del uso del email para conseguir Inbox Zero. Cómo recibir menos emails, gestionarlo mejor y responderlo más rápido.

Trucos para el email

  • Desuscribir newsletters
  • Filtros
    • Artículos a una etiqueta
      • A Pocket si se puede
  • Unificar cuentas
  • Seguimiento de gastos
    • Revisión mensual
    • Mejor en app dedicada
    • Airtable
  • Franja horaria de consulta
  • Ir al grano
  • Apuntar tareas
    • Gmail no es un buen gestor de tareas
    • Devolver un email al Inbox
    • Tareas a Google Calendar
  • Streak
    • Enviar correos más tarde
    • Devolver un email al Inbox
    • Plantillas
  • Gmailmeter
Streak, uno de los mejores trucos para el email
Streak, uno de los mejores trucos para el email

Transcripción automática

Vamos a comentar varias de los consejos y trucos del email que da domatia y al final un par de herramientas yo creía que el resumen es intentar recibir menos email y luego el tiempo que pasamos con el email optimizar al máximo contestando lo más rápido posible y gestionando todos estos correos adecuadamente la principal forma de recibir menos correos es de suscribirnos de Newsletters aquellos a los que nos hayamos suscrito conscientemente y ya no nos interese no hace falta que los andemos borrando archivando podemos desuscribir no si ya no nos interesa incluso luego veremos qué podemos poner un filtro para que se activen también podemos marcar como SPAM aunque Matía decía que no es recomendable y bien es cierto que si tenemos cierta afinidad con la empresa o si somos conscientes de que nos hemos suscrito lo suyo es darnos de baja con el enlace que suele haber al final del newsletter si no conocemos la empresa por supuesto si parece publicidad y correo basura o sí aunque conozcamos la empresa que veamos que no nos hemos suscrito a esa sexenios letter lo que yo creo que debemos hacer es marcar como spam por un lado de esta forma Gmail aprenderá de nuestros gustos y acabará mandando esos email a nuestra carpeta de Spam y ni siquiera los veremos y segundo ayudaremos al resto de usuarios para que esa es el remitente no les envíe isletas bien es cierto que si no queremos llenar nuestra bandeja de lo adecuado es desuscribirse pero yo es que ya me he cansado de suscribirme a correos que no me suenan de nada la mayoría de Newsletters que me llegan no me he suscrito yo o bien son empresas que mediante el registro para usar el Servicio me envían sus boletín de novedades o bien son páginas en las que a cambio de un contenido perdón a cambio de un email de tu email te ofrecen un contenido gratuito en ese caso para mí yo no me he apuntado a la lista que esto sería otro tema para hablar si merece la pena hacer este tipo de cosas porque cuando la gente no se siente relacionado con ese remitente yo creo que lo que hace es marcar como spam pero bueno por supuesto si nos suscribimos o a eso sí me lo acaba de mandar spam recibiremos menos correo y nos costará menos porque sale este correo que por cierto así es como veo yo todo esto el correo y yo lo trato como si fuesen tareas de un sistema de productividad ya sabéis que en en GTD y este tipo de sistemas lo que hacemos es recopilar tareas ideas y todo lo que nos va llegando durante el día pero no lo hacemos lo apuntamos una o dos veces al día procesamos es el listado y decidimos que se hace y se lo tenemos que mandar a alguien si lo activamos o si lo metemos como un proyecto como parte de un proyecto y yo aquí utilizo el correo se puede crear un filtro para que realice una acción sobre los correos que nos llegan como por ejemplo si es viernes le queremos ver más tarde podemos hacer que se active y ponerle la xiqueta newsletter y de esa forma podremos hacer cuando queramos a la etiqueta newsletter y ver los que nos faltan por consultar el camión ha dicho la tía que él se envía artículos que se compran por internet y automáticamente con un filtro se los etiqueta para leer más tarde a mí esto no me parece una buena práctica porque creo que hay herramientas optimizadas para esto como como Pocket es la que yo utilizo y que con un simple atajo de teclado una pulsación en un botón de una extensión te envía un poco más le por cierto me envías el artículo a poquet que luego te permite leer o incluso sin conexión todo organizado mediante las etiquetas y creo que bastante bastante mejor

Otro truco para el email con el que estoy muy de acuerdo es el de unificar cuentas, él decía que para no olvidar consultarlas pero yo creo que sí si no conseguimos una cuenta porque se nos olvida es que no sea muy importante no es todas formas yo creo que hay gente que tiene muchas cuentas pero que muchas tiene abandonadas no que sí si pudiera borrar la cuenta y no pasaría nada pero bueno si queréis podéis ser unificar en Gmail las cuentas de varias direcciones y recibir el correo todo junto sobre esto ya grabé un episodio así que os dejo enlace de cómo se hace en las notas del episodio

Más trucos para el email, en este caso es el seguimiento de gastos en efectivo no para no olvidar pues vas a una cafetería y te tomas algo y comes algo y lo apuntas bueno pues es lo que hace a lo que ha dicho que haces mandar un correo automáticamente en función del asunto me imagino que pone alguna palabra clave y se le aplica una etiqueta y dice que solo revisa mensualmente muy bien la finalidad de esta de esta revisión pero creo que es mejor utilizar una aplicación dedicada o algún sistema como estable que es el que yo utilizo tengo una base de datos en el tablet que además del móvil me permite añadir nuevas entradas y esa forma yo lo tengo todo registrado con su fecha con el establecimiento donde he hecho el gasto con categorías para luego poder sacar estadísticas etcétera etcétera y creo que es la forma de hacerlo

El siguiente consejo para el email era el de consultar el correo en una franja horaria determinada por ejemplo de 12 a 1:00 del mediodía de esta forma lo que conseguimos es concentrar los esfuerzos y no mirar 20.000 veces el correo más o menos estoy de acuerdo pero yo al menos lo que hago es mirar la varias veces al día y como consulte el correo como te he dicho al estilo de productividad DGT de lo que hago es procesar muy rápido el correo por los que no me interesan guardo sistema de productividad que estuviste por cierto los correos que yo quiera consultar más tarde o qué contiene una tarea que ya sé cuál es la que tengo que hacer y contexto los que tengo que contestar sí muy rápido y además como como os digo yendo al grano que es el siguiente tema que vamos a tratar y es lo que tenemos que hacer es tardar poco tiempo de contestar tener muy claro que nos está pidiendo la persona que no se ha escrito o tenemos claro lo que le vas a decir a la persona así es que somos nosotros el remitente original y no perdernos en los detalles concretar muy bien eso sí lo que le estamos diciendo para que no haya futuros email decía María que una supuesta reunión que estamos acordando pues le dices oye te parece bien quedar el jueves que viene para tratar este tema no ni siquiera el jueves que te parecería bien quedar para tratar este tema así que no te dice el jueves si te parece bien a las 8 y al final 20 email que se podrían simplificar en 1 email intentando o alguna vez os imagináis yo creo que esto es un error y lo que tenemos que hacer es pasar ese email a nuestro sistema de tareas incluso aunque sea Gmail o que se quede etiquetado en su sitio porque nosotros no sabemos realmente si ese email lo vamos a necesitar dentro de 2 días tú te lo pones dentro de 2 días porque más o menos quieres vamos a ver salvo que sea que tienes ahí una información importante para una cita que tienes pero bueno yo en ese caso la información la guardería en el calendario o bueno ya me entendéis entonces yo lo que haría sería guardarlo en la etiqueta correspondiente dependiente o de lo que sea y nosotros volver cuando nosotros queramos cuando tengamos tiempo cuando hayamos decidido ir no porque se cumplen plazo aleatorio que hemos puesto relacionado con esto.

También hay trucos para Gmail relacionados con el calendario. Matia alguna vez ha comentado que las tareas las apunta en Google Calendar y que las listas de tareas no las deficientes yo creo que en Google Calendar solo hay que apuntar lo que sean citas de verdad el típico ejemplo una cita con el médico que no la podemos hacer ni un día antes y un después y todas las aplicaciones más o menos complejas de productividad son mucho más adecuadas para gestionar las tareas tienen carpetas proyectos tienen etiquetas tienen filtros tiene este tipo de cosas que nos permite organizar priorizar y decidir qué queremos trabajar no si estamos una tarde y queremos avanzar en un proyecto concreto vamos a la carpeta de proyecto podemos ordenar esas tareas por prioridad por tiempo etcetera y es mucho más flexible y es la forma de trabajar adecuada Google Calendar qué pasa si no haces una tarea en un día porque no te da tiempo la mueves sí que soy fan últimamente sobre todo del famoso time blocking sí que me parece bloquear tiempo que le vas a dedicar a una específica área si vas a estar trabajando en no sé en mejoras de contenido en tu web pues te puedes bloquear 2 horas que pongan web pero no la tarea específica las tareas son más específicas de hecho la mayoría de gestores de tareas tienen para poner un montón de detalles, adjuntar archivos, dejar comentarios, etcétera entonces el calendario no es un sitio adecuado

Y nos vamos ya con las dos herramientas que Matía ha comentado en su episodio de hoy sobre trucos para el email, una es Streak, ya sabes que la utilizo desde hace muchos años más como CRM pero tiene varias utilidades que nos viene muy bien en Gmail porque ya sabes que Strix e integra CCOO Gmail una de ellas es la capacidad de enviar un email más tarde decía María que cuando el consulta el email lo que haces poner para que todos los email también por ejemplo a la noche y de esta forma no recibir inmediatamente una respuesta yo en ese caso lo que haría es en los emails que ya enviado como he dicho que yo tardo dos tres minutos en procesar el correo en principio es 2 minutos no me va a contestar nadie y si me contesta alguien lo dejo hasta la siguiente vez que vaya a procesar el email de todas formas si alguien me contesta y yo le puedo contestar rápido de nuevo le vuelvo a contestar ya no tiene no le veo mayor mayor problema pero bueno si estamos yo lo veo más para aquí estamos contestando a una hora intempestiva o qué vamos a quedar un poco mal porque estamos trabajando un poco hasta tarde o algo así pues ponemos para enviar al día siguiente a las 9 y listo por ejemplo no otra función que tiene es la de devolver el como hacíamos un email al inbox quizás más como seguimiento o algo así aunque yo esto lo prefiero ir a ver cómo siguen los gestores de tareas tanto profesionales como de productividad personal las que más contestas a los que más me contesta si recibes correos qué día de la semana cuánto tardas de media en responder que estés en el único al que yo le suelo hacer caso porque no sé a veces que te pone una media de respuesta de 16 horas y siempre me parece como demasiado tiempo no creo que no estaría nada reducir ese tiempo contestando a los emails aunque sea con un recibido o con intentando forzarse ir al grano que decíamos que nos gustaría tanto muchas veces creo que vemos un email nos pensamos que vamos a tardar más de lo que realmente vamos a tardar etcétera eso es bueno hay que darse a otra herramienta y bueno si queréis algún día os puedo contar otras herramientas que yo utilizo en Gmail, extensiones y demás que nos pueden ayudar a gestionar más eficientemente el email de momento eso es todo me podéis comentar en las come. Pero como utilizar vosotros también está o lo que sea me podéis comentar Elías Gómez nada con esto es todo por hoy y nos escuchamos en el siguiente episodio esto ha sido todo por este capítulo pronto tendrá más cosas de las que hablar os en reflexiones de un BIC desde Bilbao hasta la próxima y recuerda que puedes buscar a Elías Gómez en Google Plus y si alguien nos ha contestado pues podemos poner por si en una semana o en 2 días por ejemplo no nos ha contestado que nos vuelva a limbo si eso me sirve pues como recordatorio de más probable siquiera te quiera escribirle un recordatorio al destinatario y de esa forma pues lo tengo muy a mano también nos permite hacer el típico seguimiento de lectura no para saber si alguien ha abierto realmente no nuestro email y eso pues algo útil para poner los recordatorios por ejemplo que decíamos imaginemos que le mandamos un presupuesto a un cliente y le ponemos para X días mirar si lo ha visto y volveré a escribir pues si han pasado estos días y el cliente no ha visto el mail pues quizás no le escribimos porque significa que le vamos a agobiar igual es mejor que le llamemos o que esperemos otros días más y bueno es una herramienta muy completa que aunque solo sea por este aspecto más funcionalidades merece la pena que además la mayoría de estas funcionalidades son gratis las que son de pago son las funciones avanzadas de cierre cerrar todas las opciones no te parece bien quedar con esto yo tengo libre jueves a la tarde te parece bien a las 8 si no sería el viernes a la tarde y el otro pues ya te contesta que le parece bien el jueves o que el viernes a las 8 y por último, tía nos hablaba de utilizar el email como gestor de tareas de apuntar tareas en el email de guardar ahí las tareas devolver un email un email antiguo de nuevo a limbo si este tipo de cosas yo creo que sea y no es un buen gestor de tareas no está pensado para eso es cierto que es muy flexible y mediante filtros y etiquetas múltiple inbox y todas esas cosas podríamos llegar a utilizarlo más o menos de forma eficiente pero no es la herramienta adecuada no yo creo que es mucho mejor utilizar un sistema de tareas como todo isto da igual me da igual Remember The Milk qool que sea una de las clases comentaba era la de devolver un email inbox y que si tienes un email que no puedes contestar ahora porque no tienes tiempo pero lo quieres quitar de la bandeja de entrada para que no texto más opciones para gestionar mejor las isletas utilizar las pestañas de Gmail Gmail tiene una función para agrupar los correos por tipo y uno de ellos es una de esas pestañas es la de promociones pero bueno a mí no me ha servido porque yo al final cuando miro el email quiero procesarlo todo así que me parece mejor el tema de los filtros que vamos a llegar enseguida también hay un servicio que se llama un rol. A mí donde nos permite de suscribirnos fácilmente de los Miss letter que es que no queremos estar suscritos y también nos agrupan un único email los nutrientes que nosotros queramos y algún newsletter que no nos sentimos realmente o no necesitamos leer los tíos y bueno simplemente queremos saber que hay un nuevo boletín de esa dirección bueno lo podemos tener en ese email que nos manda un rol. me

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