Segunda opinión: Uso eficaz del email

En el episodio de hoy explico algunas herramientas y trucos para el email, comentando el último capítulo del podcast de Desarrollo Profesional, donde Mattia habla del uso del email para conseguir Inbox Zero. Cómo recibir menos emails, gestionarlo mejor y responderlo más rápido.

Trucos para el email

• Desuscribir newsletters
  • No marcar como Spam
  • Pestañas Gmail
  • Unroll.me
• Filtros
  • Artículos a una etiqueta
    • A Pocket si se puede
• Unificar cuentas
  • Para no olvidar consultarlas
  • Cómo usar Gmail gratis con tu propio dominio
• Seguimiento de gastos
  • Revisión mensual
  • Mejor en app dedicada
  • Airtable
• Franja horaria de consulta
• Ir al grano
• Apuntar tareas
  • Gmail no es un buen gestor de tareas
  • Devolver un email al Inbox
  • Tareas a Google Calendar
• Streak
  • Enviar correos más tarde
  • Devolver un email al Inbox
  • Plantillas
• Gmailmeter

Transcripción automática

[0:00] Reflexiones de un bic desde bilbao con elías en ese ordenadores teléfonos móviles gadgets, todo tipo de cacharros tecnología en estado puro de tela que nos gusta reflexiones de un bic desde bilbao el podcast de elias n s. Buenas a todos y bienvenidos a reflexiones de un hit desde bilbao soy elias gomez elias n en twitter y en la mayoría de redes sociales, y hoy vamos a hablar de un episodio de matías pantalón y de su desarrollo profesional en este episodio hablaba de lo que bueno ya habéis llamado uso eficaz del email, él lo ha llamado inbox zero pero bueno en realidad ha hablado de más cosas que no son únicamente el tener la bandeja de entrada a cero pero relacionadas así que, como él decía hoy en día la gente ya prácticamente no usa el email y el que lo usa lo deja todo o casi todo en la bandeja de entrada porque claro primero mucha gente no sabe qué se puede activar, segundo la gente no conoce las etiquetas tercero piensan que si lo quitan de la bandeja de entrada luego no se van a acordar, y probablemente sea así así que nada vamos a comentar varias de los consejos que ha dado mattia y al final un par de herramientas. Yo diría que el resumen es intentar recibir mails y luego el tiempo que pasemos con ese email optimizarlo al máximo contestando lo más rápido posible y gestionando todos estos correos adecuadamente.

[1:28] La principal forma de recibir menos correos es de suscribiéndonos de newsletters. Aquellos a los que no hayamos suscrito conscientemente y ya no nos interesen no hace falta que los andemos borrando o archivando podemos de suscribirnos si ya no nos interesa, incluso luego veremos qué podemos poner un filtro para que se activen. También podemos marcar como spam aunque matías decía que no es recomendable y bien es cierto que sí tenemos cierta afinidad con la empresa o si somos conscientes de que nos hemos suscrito a lo suyo es darnos de baja con el enlace que suele haber al final del newsletter, pero si no conocemos la empresa por supuesto sí parece publicidad y correo basura. O sí aunque conozcamos la empresa creamos que no nos hemos suscrito a esa s newsletter lo que yo creo que debemos hacer es marcarlo como spam, por un lado de esta forma gmail aprende de nuestros gustos y acabará mandando esos email a nuestra carpeta de spam y ni siquiera nos veremos.

[2:24] Y segundo a ayudaremos al resto de usuarios para que esa ese remitente no les envie mis letras, bien es cierto que si no queremos llenar nuestra bandeja de spam lo adecuado es de suscribirse pero es que ya me he cansado de suscribirme a correos que no me suenan de nada la mayoría de newsletters, que me llegan no me he suscrito hoy o o bien son empresas que mediante el registro para usar el servicio. Me envían su boletín de novedades o bien son páginas en las que a cambio de un contenido perdón a cambio de un e mail de tu email te ofrecen un contenido gratuito en ese caso para mí yo no me he apuntado a la lista que esto sería otro tema para para hablar si merece la pena hacer este tipo de cosas porque cuando la gente no se siente relacionado con ese remitente yo creo que lo que hace es marcar como spam pero bueno, eh por supuesto si nos de suscribimos o esos email se acaban yendo al campo recibiremos humanos correo y nos costará menos. Procesar este correo que por cierto así es como veo yo todo esto el correo y yo lo trato como si fuesen tareas de un de un sistema de productividad ya sabéis que en en gtd y este tipo de sistemas lo que hacemos es.

[3:38] Recopilar tareas ideas y todo lo que nos va llegando, durante el día pero no lo hacemos lo apuntamos una o dos veces al día procesamos ese listado y decidimos que se hace si se lo tenemos que mandar a alguien si lo archivamos, o si lo metemos como un proyecto como parte de un proyecto y iio así utilizó el correo.

[3:59] Más opciones para gestionar mejor las newsletters utilizar las pestañas de gmail gmail tiene una función para agrupar los correos por tipo, he ahí uno de ellos una de esas pestañas es la de promociones pero bueno a mí no me ha servido porque yo al final cuando miro el email quiero procesarlo todo. Sí que me parece mejor el tema de los filtros que vamos a llegar enseguida. También hay un servicio que se llama un rol punto a mí donde nos permite de suscribirnos fácilmente de los newsletters que a los que no queremos estar suscritos, y también nos agrupa en un único email los misiles que nosotros queramos si hay algún newsletter que no nos sentimos realmente o no necesitamos leerlo sí o sí bueno si simplemente queremos saber que hay un nuevo boletín de esa dirección, bueno los podemos tener en ese email que nos manda un rol punto mil.

[4:50] Y vamos a hablar ahora de los filtros que se pueden hacer al menos en gmail que es la herramienta que utilizo y es la que ha hablado de la que ha hablado materia principalmente. Y es que mediante las condiciones que nosotros queramos poner se puede crear un filtro para que realice unas acciones sobre los correos que nos llegan como por ejemplo si es de newsletter que queremos leer más tarde podemos hacer que se archive y ponerle la etiqueta newsletter. Y de esa forma podremos acceder cuando queramos a la etiqueta al newsletter y ver los que nos faltan por consultar.

[5:19] También ha dicho mattia que él se envía artículos que se encuentran por internet y automáticamente con un filtro, se los etiqueta para leer más tarde a mí esto no me parece una buena práctica porque creo que hay herramientas optimizadas para eso como como poco que sabes que es la que io, utilizo y que con un simple atajo de teclado una pulsación en un botón de la extensión. Te envías o incluso un bob marley por cierto tendrías el artículo a pocket que luego te permite leerlo incluso sin conexión todo organizado mediante las etiquetas, y creo que bastante bastante mejor.

[5:53] Siguiente consejo que nos daba matía y con el que estoy muy de acuerdo es el de unificar cuentas él decía que para no olvidar consultar las. Pero yo creo que sí sí no consultamos una cuenta por qué se nos olvida es que no sea muy importante no de todas formas yo creo que hay gente que tiene muchas cuentas pero. Que en muchas las tiene abandonadas no que sí si pudiera borrar la cuenta y no pasaría nada pero bueno si queréis podéis unificar en gmail.

[6:18] En las cuentas de varias direcciones y recibir el correo todo junto sobre esto ya grabe un episodio así que os dejo enlace cómo se hace en las notas del episodio.

[6:30] Otro tema que ha comentado matía es el del seguimiento de gastos en efectivo para no olvidar vas a una cafetería y te tomas algo y comes algo y lo apuntas bueno pues lo que hace a lo que ha dicho que haces mandarle un correo que automáticamente en función del asunto me imagino que pone alguna palabra clave y se le aplica una etiqueta y dice que sólo revisa mensualmente, no entendido muy bien la finalidad de esta de esta revisión pero creo que es mejor utilizar una aplicación dedicada o algún sistema como estable que es el que utiliza tengo una base, de datos inevitable, que además desde el móvil me permite añadir nuevas entradas y de esa forma yo lo tengo todo registrado con su fecha con él el establecimiento de hecho el gasto con categorías para luego poder sacar estadísticas, extranjera y creo que esa es la forma de hacerlo.

[7:22] El siguiente consejo que nos da gama tía era el de consultar el correo en una franja horaria determinada por ejemplo de doce a uno del mediodía de esta forma.

[7:32] Lo que conseguimos es concentrar los esfuerzos y no mirar veinte mil veces el correo más o menos estoy de acuerdo pero yo al menos lo que hago es mirar la varias veces al día y como consultó el correo como os he dicho. Al estilo de productividad dgt lo que hago es procesar muy rápido el correo borre los que no me interesan, guardo en mi sistema de productividad que estuviste por cierto. Los correos que yo quiera consultar más tarde o que conlleven una tarea que ya se cuál es la que tengo que hacer. Y contestó a los que tengan que contestarse muy rápido y además como digo yendo al grano que se, el siguiente tema que vamos a tratar es lo que tenemos que hacer es tardar poco tiempo de contestar tener muy claro que nos está pidiendo a la persona que nos ha escrito o, tener muy claro lo que le vamos a decir a la persona así es que somos nosotros el remitente original y no perdernos en los detalles, e concretar muy bien eso sí lo que le estamos diciendo para que no haya futuros email decía mati a que una supuesta. Reunión que estamos acordando.

[8:35] Pues le dices oye te parece bien quedar el jueves que viene para tratar este tema no ni siquiera el jueves decía qué te parecería bien quedan para tratar este tema si el otro te dice que decidió el jueves si te parece bien a las ocho y al final veinte email. E que se podrían simplificar en un único email intentando cerrar todas las opciones no. Te parece bien que quedemos con esto yo tengo libre el jueves a la tarde te parece bien a las ocho si no sería el viernes a la tarde y el otro pues ya te contesta que le parece bien el jueves o el viernes a las ocho.

[9:04] Y por último matía nos hablaba de utilizar el email como gestor de tareas de apuntar tareas en el email de guardar ahí las tareas devolver un email. Un email antiguo de nuevo a limbo si este tipo de cosas yo creo que ese marino es un buen gestor de tareas no está pensado para eso, bien es cierto que es muy flexible y mediante filtros etiquetas múltiple inbox y todas las cosas, podríamos llegar a utilizarlo más o menos de forma eficiente pero no es la herramienta adecuada no yo creo que es mucho mejor utilizar un sistema de tareas como tú histo. Me da igual me da igual remember the milk o o el que sea.

[9:44] Una de las cosas que comentaba era la de devolver un email al inbox like si tienes un email que no puedes contestar ahora porque no tienes tiempo pero lo quieres quitar la bandeja de entrada para que no te estorbe y te deje la gente tranquila. Pero lo quieres contestar dentro de dos días pues que lo suyo es devolverlo al inbox pues ya sabéis con herramientas como boomerang o. O alguna de estas que hay no como ya os imagináis yo creo que esto es un error y lo que tenemos que hacer es pasar ese email a nuestro sistema de tareas incluso aunque sea gmail. Que se quede etiquetado en su sitio porque nosotros no sabemos realmente si ese email lo vamos a necesitar dentro de dos días dentro de dos días porque más o menos crees. Vamos a ver salvo que sea que tienes ahí una información importante para, para una cita que tienes pero bueno ese caso la información la guardería en el calendario bueno ya me entendéis entonces yo lo que haría sería guardarlo en la etiqueta correspondiente dependiente o de lo que sea nosotros volver cuando nosotros queramos. Cuando tengamos tiempo cuando hayamos decidido ir no porque se cumple un plazo aleatorio que hemos puesto.

[10:47] Y relacionado con esto mati alguna vez ha comentado que las tareas en las apunta en google calendar y que las listas de tareas no las ve eficientes. Yo creo que en google calendar solo hay que apuntarlo que sean citas de verdad el típico ejemplo una cita con el médico no podemos hacer ni un día antes ni un día después. Y todas las aplicaciones más o menos complejas de productividad, son mucho más adecuadas para gestionar las tareas tienen carpetas proyectos tienen etiquetas tienen filtros tiene este tipo de cosas que nos permite, organizar priorizar y decidir qué en que queremos trabajar no. Si estamos una tarde y queremos avanzar en un proyecto concreto vamos a la carpeta de ese proyecto podemos ordenar esas tareas por prioridad por tiempo etc y es mucho más flexible y es la forma de trabajar adecuada. En google calendar en qué pasa si no haces una tarea en un día porque no te ha dado tiempo la mueves.

[11:45] Sigue soy fan últimamente sobre todo del famoso time blocking sí que me parece bien bloquear tiempo que le vas a dedicar a una específica área. Si vas a estar trabajando en no sé en mejoras de contenido en tu web. Te puedes bloquear dos horas que pongan web pero no la tarea específica las tareas son más específicas de hecho la mayoría de gestores de tareas tienen para poner un montón de detalles.

[12:10] Detalles ajuntar archivos dejar comentarios etcétera entonces el calendario no es un sitio adecuado. Y nos vamos ya con las dos herramientas que matía ha comentado en su episodio de hoy. Una vez strike ya sabéis que la utilizo desde hace muchos años más como csm pero tiene varias utilidades que nos viene muy bien a mí porque ya sabéis que strick se integra con gmail. Una de ellas es la capacidad de enviar un email más tarde. Decía maría que cuando él consulta el imei lo que hace es poner para que todos los email se envíen por ejemplo a la noche y de esta forma no recibir inmediatamente una respuesta. Yo en ese caso lo que haría es en los email que ya enviado. Y como os he dicho yo tardo dos tres minutos en procesar el correo en principio en esos dos minutos no me va a contestar nadie y si me contesta alguien lo dejo hasta la siguiente vez que. Que vaya a procesar el email de todas formas si alguien me contesta y yo le puedo contestar rápido de nuevo le vuelvo a contestar, ya no tiene no le veo mayor mayor problema pero bueno, sí estamos contentos yo lo veo más para sí estamos contestando a una hora intempestiva o que vamos a quedar un poco mal porque estamos trabajando un poco hasta tarde o algo así pues podemos para enviar al día siguiente a las nueve de la mañana y listo por ejemplo.

[13:27] Otra función que tiene es la de devolver como decíamos un un email al inbox quizás más como seguimiento o algo así aunque esto lo prefiero llevar como digo en los gestores de tareas tanto de profesionales como de productividad personal.

[13:41] Y si alguien no nos ha contestado podemos poner pues sí en una semana o en dos días por ejemplo no nos ha contestado, que nos vuelva a limbo si eso me sirve pues como recordatorio además lo más probable es que quiera, que quiera escribirle un recordatorio al destinatario y de esa forma pues lo tengo muy a mano. También nos permite hacer el típico seguimiento de lectura no para saber si alguien, abierto realmente o no nuestro email y es pues algo útil para, con esos recordatorios por ejemplo que decíamos imaginemos que le mandamos un presupuesto a un cliente y lo ponemos para x días mirar en el siglo ha visto y volverle a escribir pues sí han pasado esos días y el cliente no ha visto el email. Pues quizás no le escribimos porque significa que le vamos a agobiar igual es mejor que le llamemos lo que esperemos otros días más. Y bueno es una herramienta muy completa que aunque sólo sea por estas pequeñas funcionalidades merecerá la pena que además la mayoría de estas funcionalidades son gratis, las que son de pago son las funciones avanzadas de crm compartir información entre un equipo etc.

[14:48] Y la otra herramienta que ha comentado matías se trata de una página web digamos en la que lo veas con tu cuenta de gmail, y mensualmente te manda un informe al correo enlace mejor dicho a un informe en donde puedes ver a qué horas son las que más contestas a los que más contesta si recibes correos qué día de la semana cuánto tardas de media en responder que este sería el único dato al que yo le suelo hacer caso porque, no sé a veces qué te pones una media de respuesta de dieciséis horas, y siempre me parece como demasiado tiempo no creo que no costaría nada reducir ese tiempo contestando a los sims aunque sea con un recibido o.

[15:23] Intentando forzar ese ir al grano que decíamos que no costaría tanto muchas veces creo que vemos un email nos pensamos que vamos a tardar más de lo que realmente vamos a tardar etc. Entonces bueno hay quedar sea otra herramienta y bueno si queréis algún día os puedo contar otras herramientas que yo utilizo en gmail extensiones y demás, qué que nos pueden ayudar a gestionar más eficientemente el email de momento eso es todo me podéis comentar en elías gómez pro. Cómo utilizáis vosotros el email que sí utilizáis alguna herramienta o extensión, o si utilizáis algún cliente de correo o lo que sea también podéis comentar en redes sociales en twitter como elias n o donde me encontréis como elías gómez, y nada con esto es todo por hoy nos escuchamos en el siguiente episodio agur agur esto ha sido todo por este capítulo pronto elías tendrá más cosas de las que hablaros en reflexiones de un bic desde bilbao hasta la próxima y recuerda que puedes buscar a elías gómez en google plus o en twitter arroba elías n s.