Segunda opini贸n: Uso eficaz del email

Segunda opini贸n: Uso eficaz del email

En el episodio de hoy explico algunas herramientas y trucos para el email, comentando el 煤ltimo cap铆tulo del podcast de Desarrollo Profesional, donde Mattia habla del uso del email para conseguir Inbox Zero. C贸mo recibir menos emails, gestionarlo mejor y responderlo m谩s r谩pido.

Trucos para el email

  • Desuscribir newsletters
  • Filtros
    • Art铆culos a una etiqueta
      • A Pocket si se puede
  • Unificar cuentas
  • Seguimiento de gastos
    • Revisi贸n mensual
    • Mejor en app dedicada
    • Airtable
  • Franja horaria de consulta
  • Ir al grano
  • Apuntar tareas
    • Gmail no es un buen gestor de tareas
    • Devolver un email al Inbox
    • Tareas a Google Calendar
  • Streak
    • Enviar correos m谩s tarde
    • Devolver un email al Inbox
    • Plantillas
  • Gmailmeter
Streak, uno de los mejores trucos para el email
Streak, uno de los mejores trucos para el email

Transcripci贸n autom谩tica

Vamos a comentar varias de los consejos y trucos del email que da domatia y al final un par de herramientas yo cre铆a que el resumen es intentar recibir menos email y luego el tiempo que pasamos con el email optimizar al m谩ximo contestando lo m谩s r谩pido posible y gestionando todos estos correos adecuadamente la principal forma de recibir menos correos es de suscribirnos de Newsletters aquellos a los que nos hayamos suscrito conscientemente y ya no nos interese no hace falta que los andemos borrando archivando podemos desuscribir no si ya no nos interesa incluso luego veremos qu茅 podemos poner un filtro para que se activen tambi茅n podemos marcar como SPAM aunque Mat铆a dec铆a que no es recomendable y bien es cierto que si tenemos cierta afinidad con la empresa o si somos conscientes de que nos hemos suscrito lo suyo es darnos de baja con el enlace que suele haber al final del newsletter si no conocemos la empresa por supuesto si parece publicidad y correo basura o s铆 aunque conozcamos la empresa que veamos que no nos hemos suscrito a esa sexenios letter lo que yo creo que debemos hacer es marcar como spam por un lado de esta forma Gmail aprender谩 de nuestros gustos y acabar谩 mandando esos email a nuestra carpeta de Spam y ni siquiera los veremos y segundo ayudaremos al resto de usuarios para que esa es el remitente no les env铆e isletas bien es cierto que si no queremos llenar nuestra bandeja de lo adecuado es desuscribirse pero yo es que ya me he cansado de suscribirme a correos que no me suenan de nada la mayor铆a de Newsletters que me llegan no me he suscrito yo o bien son empresas que mediante el registro para usar el Servicio me env铆an sus bolet铆n de novedades o bien son p谩ginas en las que a cambio de un contenido perd贸n a cambio de un email de tu email te ofrecen un contenido gratuito en ese caso para m铆 yo no me he apuntado a la lista que esto ser铆a otro tema para hablar si merece la pena hacer este tipo de cosas porque cuando la gente no se siente relacionado con ese remitente yo creo que lo que hace es marcar como spam pero bueno por supuesto si nos suscribimos o a eso s铆 me lo acaba de mandar spam recibiremos menos correo y nos costar谩 menos porque sale este correo que por cierto as铆 es como veo yo todo esto el correo y yo lo trato como si fuesen tareas de un sistema de productividad ya sab茅is que en en GTD y este tipo de sistemas lo que hacemos es recopilar tareas ideas y todo lo que nos va llegando durante el d铆a pero no lo hacemos lo apuntamos una o dos veces al d铆a procesamos es el listado y decidimos que se hace y se lo tenemos que mandar a alguien si lo activamos o si lo metemos como un proyecto como parte de un proyecto y yo aqu铆 utilizo el correo se puede crear un filtro para que realice una acci贸n sobre los correos que nos llegan como por ejemplo si es viernes le queremos ver m谩s tarde podemos hacer que se active y ponerle la xiqueta newsletter y de esa forma podremos hacer cuando queramos a la etiqueta newsletter y ver los que nos faltan por consultar el cami贸n ha dicho la t铆a que 茅l se env铆a art铆culos que se compran por internet y autom谩ticamente con un filtro se los etiqueta para leer m谩s tarde a m铆 esto no me parece una buena pr谩ctica porque creo que hay herramientas optimizadas para esto como como Pocket es la que yo utilizo y que con un simple atajo de teclado una pulsaci贸n en un bot贸n de una extensi贸n te env铆a un poco m谩s le por cierto me env铆as el art铆culo a poquet que luego te permite leer o incluso sin conexi贸n todo organizado mediante las etiquetas y creo que bastante bastante mejor

Otro truco para el email con el que estoy muy de acuerdo es el de unificar cuentas, 茅l dec铆a que para no olvidar consultarlas pero yo creo que s铆 si no conseguimos una cuenta porque se nos olvida es que no sea muy importante no es todas formas yo creo que hay gente que tiene muchas cuentas pero que muchas tiene abandonadas no que s铆 si pudiera borrar la cuenta y no pasar铆a nada pero bueno si quer茅is pod茅is ser unificar en Gmail las cuentas de varias direcciones y recibir el correo todo junto sobre esto ya grab茅 un episodio as铆 que os dejo enlace de c贸mo se hace en las notas del episodio

M谩s trucos para el email, en este caso es el seguimiento de gastos en efectivo no para no olvidar pues vas a una cafeter铆a y te tomas algo y comes algo y lo apuntas bueno pues es lo que hace a lo que ha dicho que haces mandar un correo autom谩ticamente en funci贸n del asunto me imagino que pone alguna palabra clave y se le aplica una etiqueta y dice que solo revisa mensualmente muy bien la finalidad de esta de esta revisi贸n pero creo que es mejor utilizar una aplicaci贸n dedicada o alg煤n sistema como estable que es el que yo utilizo tengo una base de datos en el tablet que adem谩s del m贸vil me permite a帽adir nuevas entradas y esa forma yo lo tengo todo registrado con su fecha con el establecimiento donde he hecho el gasto con categor铆as para luego poder sacar estad铆sticas etc茅tera etc茅tera y creo que es la forma de hacerlo

El siguiente consejo para el email era el de consultar el correo en una franja horaria determinada por ejemplo de 12 a 1:00 del mediod铆a de esta forma lo que conseguimos es concentrar los esfuerzos y no mirar 20.000 veces el correo m谩s o menos estoy de acuerdo pero yo al menos lo que hago es mirar la varias veces al d铆a y como consulte el correo como te he dicho al estilo de productividad DGT de lo que hago es procesar muy r谩pido el correo por los que no me interesan guardo sistema de productividad que estuviste por cierto los correos que yo quiera consultar m谩s tarde o qu茅 contiene una tarea que ya s茅 cu谩l es la que tengo que hacer y contexto los que tengo que contestar s铆 muy r谩pido y adem谩s como como os digo yendo al grano que es el siguiente tema que vamos a tratar y es lo que tenemos que hacer es tardar poco tiempo de contestar tener muy claro que nos est谩 pidiendo la persona que no se ha escrito o tenemos claro lo que le vas a decir a la persona as铆 es que somos nosotros el remitente original y no perdernos en los detalles concretar muy bien eso s铆 lo que le estamos diciendo para que no haya futuros email dec铆a Mar铆a que una supuesta reuni贸n que estamos acordando pues le dices oye te parece bien quedar el jueves que viene para tratar este tema no ni siquiera el jueves que te parecer铆a bien quedar para tratar este tema as铆 que no te dice el jueves si te parece bien a las 8 y al final 20 email que se podr铆an simplificar en 1 email intentando o alguna vez os imagin谩is yo creo que esto es un error y lo que tenemos que hacer es pasar ese email a nuestro sistema de tareas incluso aunque sea Gmail o que se quede etiquetado en su sitio porque nosotros no sabemos realmente si ese email lo vamos a necesitar dentro de 2 d铆as t煤 te lo pones dentro de 2 d铆as porque m谩s o menos quieres vamos a ver salvo que sea que tienes ah铆 una informaci贸n importante para una cita que tienes pero bueno yo en ese caso la informaci贸n la guarder铆a en el calendario o bueno ya me entend茅is entonces yo lo que har铆a ser铆a guardarlo en la etiqueta correspondiente dependiente o de lo que sea y nosotros volver cuando nosotros queramos cuando tengamos tiempo cuando hayamos decidido ir no porque se cumplen plazo aleatorio que hemos puesto relacionado con esto.

Tambi茅n hay trucos para Gmail relacionados con el calendario. Matia alguna vez ha comentado que las tareas las apunta en Google Calendar y que las listas de tareas no las deficientes yo creo que en Google Calendar solo hay que apuntar lo que sean citas de verdad el t铆pico ejemplo una cita con el m茅dico que no la podemos hacer ni un d铆a antes y un despu茅s y todas las aplicaciones m谩s o menos complejas de productividad son mucho m谩s adecuadas para gestionar las tareas tienen carpetas proyectos tienen etiquetas tienen filtros tiene este tipo de cosas que nos permite organizar priorizar y decidir qu茅 queremos trabajar no si estamos una tarde y queremos avanzar en un proyecto concreto vamos a la carpeta de proyecto podemos ordenar esas tareas por prioridad por tiempo etcetera y es mucho m谩s flexible y es la forma de trabajar adecuada Google Calendar qu茅 pasa si no haces una tarea en un d铆a porque no te da tiempo la mueves s铆 que soy fan 煤ltimamente sobre todo del famoso time blocking s铆 que me parece bloquear tiempo que le vas a dedicar a una espec铆fica 谩rea si vas a estar trabajando en no s茅 en mejoras de contenido en tu web pues te puedes bloquear 2 horas que pongan web pero no la tarea espec铆fica las tareas son m谩s espec铆ficas de hecho la mayor铆a de gestores de tareas tienen para poner un mont贸n de detalles, adjuntar archivos, dejar comentarios, etc茅tera entonces el calendario no es un sitio adecuado

Y nos vamos ya con las dos herramientas que Mat铆a ha comentado en su episodio de hoy sobre trucos para el email, una es Streak, ya sabes que la utilizo desde hace muchos a帽os m谩s como CRM pero tiene varias utilidades que nos viene muy bien en Gmail porque ya sabes que Strix e integra CCOO Gmail una de ellas es la capacidad de enviar un email m谩s tarde dec铆a Mar铆a que cuando el consulta el email lo que haces poner para que todos los email tambi茅n por ejemplo a la noche y de esta forma no recibir inmediatamente una respuesta yo en ese caso lo que har铆a es en los emails que ya enviado como he dicho que yo tardo dos tres minutos en procesar el correo en principio es 2 minutos no me va a contestar nadie y si me contesta alguien lo dejo hasta la siguiente vez que vaya a procesar el email de todas formas si alguien me contesta y yo le puedo contestar r谩pido de nuevo le vuelvo a contestar ya no tiene no le veo mayor mayor problema pero bueno si estamos yo lo veo m谩s para aqu铆 estamos contestando a una hora intempestiva o qu茅 vamos a quedar un poco mal porque estamos trabajando un poco hasta tarde o algo as铆 pues ponemos para enviar al d铆a siguiente a las 9 y listo por ejemplo no otra funci贸n que tiene es la de devolver el como hac铆amos un email al inbox quiz谩s m谩s como seguimiento o algo as铆 aunque yo esto lo prefiero ir a ver c贸mo siguen los gestores de tareas tanto profesionales como de productividad personal las que m谩s contestas a los que m谩s me contesta si recibes correos qu茅 d铆a de la semana cu谩nto tardas de media en responder que est茅s en el 煤nico al que yo le suelo hacer caso porque no s茅 a veces que te pone una media de respuesta de 16 horas y siempre me parece como demasiado tiempo no creo que no estar铆a nada reducir ese tiempo contestando a los emails aunque sea con un recibido o con intentando forzarse ir al grano que dec铆amos que nos gustar铆a tanto muchas veces creo que vemos un email nos pensamos que vamos a tardar m谩s de lo que realmente vamos a tardar etc茅tera eso es bueno hay que darse a otra herramienta y bueno si quer茅is alg煤n d铆a os puedo contar otras herramientas que yo utilizo en Gmail, extensiones y dem谩s que nos pueden ayudar a gestionar m谩s eficientemente el email de momento eso es todo me pod茅is comentar en las come. Pero como utilizar vosotros tambi茅n est谩 o lo que sea me pod茅is comentar El铆as G贸mez nada con esto es todo por hoy y nos escuchamos en el siguiente episodio esto ha sido todo por este cap铆tulo pronto tendr谩 m谩s cosas de las que hablar os en reflexiones de un BIC desde Bilbao hasta la pr贸xima y recuerda que puedes buscar a El铆as G贸mez en Google Plus y si alguien nos ha contestado pues podemos poner por si en una semana o en 2 d铆as por ejemplo no nos ha contestado que nos vuelva a limbo si eso me sirve pues como recordatorio de m谩s probable siquiera te quiera escribirle un recordatorio al destinatario y de esa forma pues lo tengo muy a mano tambi茅n nos permite hacer el t铆pico seguimiento de lectura no para saber si alguien ha abierto realmente no nuestro email y eso pues algo 煤til para poner los recordatorios por ejemplo que dec铆amos imaginemos que le mandamos un presupuesto a un cliente y le ponemos para X d铆as mirar si lo ha visto y volver茅 a escribir pues si han pasado estos d铆as y el cliente no ha visto el mail pues quiz谩s no le escribimos porque significa que le vamos a agobiar igual es mejor que le llamemos o que esperemos otros d铆as m谩s y bueno es una herramienta muy completa que aunque solo sea por este aspecto m谩s funcionalidades merece la pena que adem谩s la mayor铆a de estas funcionalidades son gratis las que son de pago son las funciones avanzadas de cierre cerrar todas las opciones no te parece bien quedar con esto yo tengo libre jueves a la tarde te parece bien a las 8 si no ser铆a el viernes a la tarde y el otro pues ya te contesta que le parece bien el jueves o que el viernes a las 8 y por 煤ltimo, t铆a nos hablaba de utilizar el email como gestor de tareas de apuntar tareas en el email de guardar ah铆 las tareas devolver un email un email antiguo de nuevo a limbo si este tipo de cosas yo creo que sea y no es un buen gestor de tareas no est谩 pensado para eso es cierto que es muy flexible y mediante filtros y etiquetas m煤ltiple inbox y todas esas cosas podr铆amos llegar a utilizarlo m谩s o menos de forma eficiente pero no es la herramienta adecuada no yo creo que es mucho mejor utilizar un sistema de tareas como todo isto da igual me da igual Remember The Milk qool que sea una de las clases comentaba era la de devolver un email inbox y que si tienes un email que no puedes contestar ahora porque no tienes tiempo pero lo quieres quitar de la bandeja de entrada para que no texto m谩s opciones para gestionar mejor las isletas utilizar las pesta帽as de Gmail Gmail tiene una funci贸n para agrupar los correos por tipo y uno de ellos es una de esas pesta帽as es la de promociones pero bueno a m铆 no me ha servido porque yo al final cuando miro el email quiero procesarlo todo as铆 que me parece mejor el tema de los filtros que vamos a llegar enseguida tambi茅n hay un servicio que se llama un rol. A m铆 donde nos permite de suscribirnos f谩cilmente de los Miss letter que es que no queremos estar suscritos y tambi茅n nos agrupan un 煤nico email los nutrientes que nosotros queramos y alg煤n newsletter que no nos sentimos realmente o no necesitamos leer los t铆os y bueno simplemente queremos saber que hay un nuevo bolet铆n de esa direcci贸n bueno lo podemos tener en ese email que nos manda un rol. me

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