01. Extensiones en Todoist con Inteligencia Artificial

Estaba yo el otro día, navegando por mi cuenta de Todoist y en el menú de cuenta, me di cuenta que había una nueva opción que se llamaba extensiones. Ahora se llama integraciones pero el otro día era un atajo directo a una de las colecciones que hay en este apartado de integraciones. Puedes explorar todas las que hay y hay tres colecciones arriba destacadas que se llaman Extensions populares y regreso a clases. Pero el caso es que en extensiones hay seis que no son integraciones con otras herramientas, sino que son extensiones como lo son en el navegador, que te ayudan a hacer cosas dentro de tu cuenta.

Habit Tracker

La primera es el Habit Tracker es un sistema para hacer seguimiento de nuestros hábitos, como dice el nombre, ¿no?

Esta extensión no hace gran cosa a nivel de interacción con tus tareas, porque lo único que hace es modificar la descripción de tu tarea para añadir cuánto llevas de racha. Es decir, la cantidad de veces que has marcado la tarea como completada en la fecha que le tocaba.

Por otro lado, también modifica el primer comentario para ir añadiendo la fecha de las ocasiones en las que la has marcado como completado. Por ejemplo, en esta tarea recurrente de procesar bandeja de entrada que todos deberíais tener, tenemos un current streak. Eso sí, es en inglés, una racha actual de cuatro días, porque lo he empezado a utilizar hace cuatro días.

Y en el comentario pone tienes una racha de cuatro días, gran trabajo great job, y pone completion history historial de completado y salen las cuatro fechas en las que lo he completado, que por cierto, veo que en realidad el 17 no lo completé pero no me lo marcó como racha rota. No tengo muy claro cómo funciona en cuando a esto

Nos permite configurar si queremos que se utilicen etiquetas o no. Y además, podemos configurarlas. Por defecto son el emoji de check verde y barra baja streak y emoji de cruz roja tachado fallado, barra baja streak pero lo podéis configurar vuestro gusto como queráis.

Bueno, una extensión sencillita, pero que nos puede ayudar a mejorar nuestros hábitos si queremos, pues, fijarnos y tomárnoslo como un juego, ¿No? Y seguir esas rachas y decir no hoy tengo que hacer esta tarea también para que no se me rompa la racha y tengamos ese emoji de la aspa roja.

Task Helper

La siguiente extensión que vamos a analizar se llama Task Helper. Nos permite hacer tres cositas: convertir una tarea a incompleta que no se pueda, completar crear una tarea de seguimiento de una tarea en concreto y aplicar los atributos a todas las subtareas de una tarea.

Y lo que nos permite es darle a incompletar, que lo único que hace es añadirle un asterisco por delante al título de la tarea. Si se lo quitamos, a ser y lo podemos hacer manualmente: le añadimos un asterisco, esto lleva desde hace mucho tiempo en Todoist, pero de esta manera lo tenemos un poco más a mano y no necesitamos acordarnos del truquillo. Bueno, para gente que prefiera utiliza la interfaz. Yo, como, soy mucho de teclado, no importa hacerlo con el teclado. La vuelvo ahora a marcar como completable y de nuevo, vuelve a aparecer como completable.

La siguiente acción que nos permite hacer es la de crear un follow-up, un seguimiento: nos permite elegir la fecha de vencimiento, así como las etiquetas. Yo voy a darle simplemente a crear. Nos ha marcado la tarea y nos ha creado en la misma ubicación una tarea llamada follow-up on task, y un enlace a la tarea anterior para que podamos ver su historial.

Y por último, la última funcionalidad. Consiste en copiar todos los atributos, así que estoy cambiando los atributos de esta tarea de follow-up y me voy al menú, Task Helper y le doy a aplicar atributos a subtareas. Y ahora nos debería añadir las fechas de vencimiento, las etiquetas y la prioridad. Efectivamente en un momentito lo ha hecho.

Así que, perfecto. Esto sí que me parece muy útil para temas de proyectos o tareas que tengan varias subtareas y que en realidad queremos que nos salgan en los filtros, en las búsquedas, etcétera, y me parece bastante útil. Creo que de memento no lo voy a aplicar en ningún caso personal, pero creo que puede sacársele partido.

Templates

Y hablando de proyectos, la tercera extensión se llama template plantillas y nos permite explorar y importar plantillas de la colección de la galería de Todoist, de las oficiales vamos. Pero además nos permite una cosa muy chula, que es importar un proyecto cómo plantilla, porque Todoist permite guardar proyectos como plantillas, pero en un archivo CSV te lo permite exportar a tu disco duro y guardarlo en los servidores de Todoist en una URL que te tienes que guardar como favorito… Una mierda. Yo, de hecho, lo que solo hacer es duplicar, pero de esta manera ya no nos hará falta, además de poder importar las plantillas de la propia galería de Todoist.

Lo que tenemos que hacer es ir al menú de proyecto, apartado de Templates y le damos a import from template, que son las plantillas de Todoist. Y aquí tenemos un listado de todas las que ellos tienen publicadas. Hay como 30 o 40, algo así. Voy a buscar, por ejemplo, algo de boda, a ver si tenemos suerte y con wedding efectivamente wedding planning le doy click, me sale un resumen y una vista previa bastante chula la verdad y le podemos dar a import template. Y nos importa directamente todas las tareas que tiene esa plantilla.

Nos ha hecho varias secciones: una de planning, otra de invitados, otra de event, otra de wedding day y de after the wedding. Bueno, hay diferentes tareas dentro de cada una de las secciones, con subtareas algunas de ellas, etcétera. Muy práctico, sobre todo si te gustan las plantillas de Todoist, porque yo, alguna vez que las he explorado, la verdad es que no me han gustado demasiado.

Y vamos a ver esa segunda opción en la que podemos importar desde un proyecto propio. Voy a importar, por ejemplo, mi plantilla de cliente de mantenimiento WordPress. Nos hace una vista previa con algunas de las tareas, le damos a importar y espero que tarde menos aún. Efectivamente aquí tenemos que me ha importado como se hubiera duplicado el proyecto, sólo que desde un proyecto que ya has creado.

Voy a ir a plantilla y una plantilla que se llama reading list, lista de lectura.

Pues bueno, está bien. Es una forma de añadir plantillas, no sólo de proyectos, sino de conjuntos de tareas. Si tú, dentro de, por ejemplo, el desarrollo de páginas web, quieres tener un listado de tareas que haces siempre al final al terminar el proyecto? Pues bueno, lo puedes tener en un proyecto separado, como yo hago, tengo un proyecto de plantillas y dentro los subproyectos, que son las plantillas, como tal, e importar ese proyecto dentro de un proyecto que ya exista y que ya tenga muchas tareas.

Así que me parece que está genial, sobre todo por la parte de la gestión de plantillas propias.

Conversation Starters

La siguiente extensión en la lista es AI Assistant, pero esta vamos a dejar para el final. Además, las dos que nos quedan son muy sencillitas.

La primera Conversation Starters que lo único que hace es sugerirte cinco tareas, cinco preguntas en realidad, para poder empezar o hacer seguimiento, sacar temas de conversación en una reunión de videoconferencia o en una reunión presencial o en un proyecto para saber, por ejemplo, los objetivos del proyecto. En este caso, simplemente se las inventa, no le puedes decir si es de negocio, si es de deporte, si es de una temática en concreto, simplemente te las crea.

Vamos al menú de proyecto y le damos a Add Conversation Starters y directamente te las crea, en este caso en inglés, If the weather reflects how you’re feeling right now, what would be the forecast? Tienes que decir si está nublado, es decir, triste o si está soleado, bueno, es como para sacarte de conversación. Voy a ver la última: who inspires you? Es la última pregunta o la del medio: What’s something you wish you knew as a child? Qué te gustaría por sabido cuándo eras un niño? Bueno, pues son preguntas un poco así como filosóficas en mi opinión, y no sé si son útiles para esto, pero bueno, ahí está la extensión de Quick Starter Conversation. Como se llame.

Export to Google Sheets

Y la última se llama Export to Google Sheets que simplemente exporta una lista de todas las tareas de un proyecto a una hoja de Google Sheets con las propiedades que tú elijas. Le damos al menú de proyecto, le damos a Export to Google Sheets y podemos elegir si está completada o no, cuál es su tarea padre, cuál es la fecha de vencimiento, la sección, la prioridad, quién la tiene asignada, qué fecha se creó y la descripción. Podemos desconectar y conectar nuestra cuenta Google y simplemente le damos a exportar y en un momentito, en este caso, porque son sólo cinco tareas nos exporta esta hoja de cálculo de Google Sheets con toda esa información.

Me gustaría quizás que tenga un campo de fecha de completado para que sirva como informe de tareas realizadas, porque sino tampoco le veo mucha utilidad a esta exportación. Pero bueno, nunca está además poder exportar las cosas y sacarlas a otro formato, aquí ya lo podemos descargar, compartir, etcétera.

AI Assistant

Y vamos con la joya de la corona, que es este AI Assistant. Si habéis visto últimamente algún vídeo de como funciona OpenAI con su generador de texto con ese ChatGPT que han liberado de momento de forma gratuita y están saliendo un montón de contenidos, que muestran cómo funciona esto.

Pues esta funcionalidad, esta extensión se conecta con OpenAI y nos permite hacer cosas mandándole prompts a OpenAI y utilizándolo en Todoist.

Por un lado, tenemos lo que se puede hacer a nivel del proyecto. Tengo uno que se llama organizar la boda y nos vamos a sugerir tareas desde AI. En este caso, le puedo volver a poner, organizar la boda. Creo que quizás podría prerrellenar el nombre del proyecto. Le damos a sugerir tareas, nos sugiere también debajo unos botones como aprender español, aprender no sé qué, podemos pulsarlos directamente, pero en este caso nos ha sugerido seis tareas, en inglés, eso sí. Yo estaba haciendo pruebas y depende de cómo pongamos la instrucción inicial a veces nos contesta en castellano. Y nos permite seleccionar las que queramos, por defecto, están todas seleccionadas, y añadirlas cómo subtareas o directamente al proyecto. Si lo hacemos como subtareas, nos crea una tarea principal con la frase o instrucción que hemos puesto nosotros al principio.

Voy a intentar darle una instrucción más precisa. Ahora nos sugiere Get fit, cook a meal, Eat more healthy. Van cambiando las sugerencias que nos hace y le voy a decir organizar una boda civil, por darle un poco más de especificidad. Y ahora sí, ahora nos ha salido ya los resultados en castellano, así que yo creo que el truco está en darle una instrucción, un prompt que le llaman, un poquito más largo, un poco más específico. Esta vez las voy a añadir directamente al proyecto y no nos ha creado ninguna tarea principal.

El resto de funcionalidad de esta extensión es a nivel de tarea. He abierto la tarea de organizar boda y en AI Assistant me salen tres acciones que podemos utilizar: give tips for completing tasks, dame consejos para completar esta tarea. Y nos aparece, esta vez de nuevo en inglés, lo que habría que hacer para organizar la boda, que es como se llama esta tarea. Voy a renombrar la tarea a organizar una boda civil, que parece que antes nos la ha tomado correctamente para darnos sugerencias en castellano y puso de nuevo el botón.

Nada nos sigue contestando en inglés. Quizá si le ponemos un título de tarea todavía más largo en castellano, quizás nos cogería. Bueno, añadir como comentario y ya está. Nos añade en un vía AI Assistant dos puntos y el comentario que nos ha ofrecido.

Vamos a la siguiente opción, que es hacerla más accionable. Y básicamente lo que hace es un resumen del texto anterior. En castellano, eso sí.

Y nos vamos en la última opción, que es Break task down, que lo que hace es crearnos las sub tareas como si estuviésemos metiéndolo en la interfaz principal.

Venga, la he renombrado como organizar una boda civil y le vamos a dar a Break task down. Y efectivamente nos salen seis tareas en castellano, empezando por seleccionar una ubicación adecuada para la ceremonia. Le doy a su tareas y ya lo tenemos.

En resumen, lo que hace es coger un input, ya sea el nombre de la tarea o la instrucción que nosotros le demos, y nos lo transforma en una lista de tareas o en una descripción de lo que tenemos que hacer en lugar de darnos una lista de cosas, pero es lo mismo al fin y al cabo.

Esto sí que me parece genial y me parece un uso muy bueno de la inteligencia artificial, de estos generadores de texto que nos proporciona OpenAI. Porque ahora mismo con ChatGPT lo tenemos gratis, pero aun así las herramientas de OpenAI son muy baratas y podría ir directamente y decirle: «oye, sugiere tareas tal», pero es que aquí lo tenemos directamente.

Esto me parece genial.

AddTodoist Bot

Por el momento, solo tenemos estas seis extensiones. Me imagino que irán añadiendo más. La verdad es que están muy interesantes y tengo ganas de que saquen algunas nuevas. Pero si le damos atrás en el apartado de integraciones, tenemos un montón de integraciones, valga la redundancia para trabajar con otras aplicaciones.

Me ha resultado interesante un bot que hay de Twitter, que se llama AddTodoist, que te permite enviarle, compartirle por mensaje privado un tweet y te lo a tu bandeja de entrada.

Que hay otras que podéis investigar a ver si hay alguna que os guste. Por supuesto, un montón de integraciones con otras herramientas de productividad con clientes de correo, etcétera, etcétera. Así que nada, espero que os hayan gustado estas extensiones tanto como a mí, que investiguéis un poco el resto de integraciones, y que os sean tan útiles como a mí me lo han parecido.

Despedida

Bueno, pues ya te he contado esto de las extensiones de Todoist, una cosa menos.

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