Estos son los 2 últimos sistemas que he utilizado para medir el tiempo, y como he tenido que decidir cuál de ellos quedarme, os cuento un poco mi historial en cuanto a este tipo de herramientas y cómo he elegido cuál de ellas mantener.
Mi historia con la medición de tiempo
Desde hace mucho tiempo utilizo herramientas de control de tiempo para optimizar procesos, buscar nuevas herramientas, mejorar productos y sus precios, etc.
En la época de Estudio NS, estuvimos utilizando ClockingIt para gestionar proyectos y medición de tiempo. También estuve probando RescueTime, aunque estaba más orientado a productividad y pensado para usarlo en piloto automático.
Unos años más tarde, llegué a usar aplicaciones de escritorio sin conexión, como el caso de ManicTime, pero en seguida la abandoné por los servicios online. Durante un par de años o así utilicé Paymo, que es un gestor integrado de clientes, proyectos, tareas, tiempos y facturas, pero se me acabó quedando grande al disolver el estudio.
Posteriormente la que más tiempo he utilizado, y de forma más proactiva, es TimeCamp, que ya había probado en los últimos tiempos del estudio. Me parecía muy sencilla pero flexible a la vez, y con muchas posibilidades en su versión gratuita.
Los problemas con TimeCamp
Aunque TimeCamp te permite gestionar tus proyectos y clientes con su estructura de árbol, no es muy potente para la gestión de tareas, ya que le faltan muchas características básicas: recurrencia, fecha de vencimiento, comentarios, archivos adjuntos, etiquetas… Es por esto que decidí integrarlo con Todoist, mi gestor de tareas por defecto, para no tener que cambiar de plataforma solo para cronometrar los tiempos.
Dado que el funcionamiento de la integración consiste en sincronizar toda la estructura de proyectos y tareas presentes en Todoist, llegué a tener problemas con tareas recién creadas, que aún no existían en TimeCamp y por tanto no se veía el tiempo medido en ella. También hubo problemas de sincronización donde en algunos de mis proyectos de primer nivel, no se sincronizaban los subproyectos y a veces ni siquiera las tareas.
Sumado a este problema, TimeCamp cuenta con una extensión para poder disponer de un botón en cada tarea que permite medir tiempo en la misma. El inconveniente es que el botón solo aparecía al clicar en la tarea (para entrar al modo de edición), y a veces ni siquiera aparecía si es que dicha tarea no se había sincronizado todavía.
Así que busqué alternativas a TimeCamp, descartando algunos viejos conocidos como Toggl, TrackingTime o Clockify porque no obtienen el nombre del proyecto al iniciar el rastreo, por lo que luego no puedes generar informes en base al mismo.
¿Será Tmetric el elegido?
Finalmente encontré Tmetric, que registra el nombre del proyecto cuando empiezas a hacer seguimiento de una tarea. Si el proyecto no existe, sale una ventana emergente para crearlo, con el nombre prerrellenado para guardar con pulsar Enter, muy cómodo.
Además, los proyectos generados son editables, y las entradas de tiempo se quedan vinculadas a las tareas de Todoist, por si queremos saber qué tarea generó esa entrada (por ejemplo si cambia el nombre de la tarea, o por simple comodidad).
Por último, el apartado de Informes es muy sencillo y más vistoso que en TimeCamp. Puedes configurar de una forma rápida el informe a tu gusto, a través de los filtros y selector de fechas, y tarda muy poco en cargar los datos.
Además de todo esto, la integración con Todoist es gratuita, cuando en TimeCamp debes tener un plan de pago para poder activar el módulo correspondiente. Así que durante un tiempo estuve utilizando ambos servicios de forma simultánea, y finalmente he decidido quedarme con Tmetric, a pesar de estar limitado a la hora de generar informes por no tener toda la jerarquía de proyectos disponible.
Os pongo un ejemplo. En mi Todoist, tengo esta estructura de proyectos:
- Dj Elias
- Captación
- Eventos
- Gestión
- Producción
- Podcasts
- Reflexiones de un geek desde Bilbao
- Negocios y WordPress
Por supuesto, dentro de estos proyectos hay tareas, e incluso otros subproyectos con sus respectivas tareas. Con TimeCamp, todo este árbol de proyectos se sincroniza, por lo que puedo saber cuánto tiempo he dedicado, por ejemplo a Captación en Dj Elias, y por otro lado a Dj Elias al completo. Sin embargo en Tmetric, no hay un vínculo entre el proyecto padre y el hijo, por lo que no podría saber cuánto tiempo he dedicado a Dj Elias.
Bien es cierto que los proyectos disponen de un Project Code, por el que podemos agrupar en los informes, por lo que podríamos conocer el tiempo. Pero esto no serviría para una jerarquía con más niveles, como en realidad es mi caso, aunque esto no me importa demasiado porque con saber a qué facetas dedico más tiempo (primer nivel), y cuánto tiempo dedico a proyectos finitos (como una boda, por ejemplo), tengo suficiente.
Pero, ¿es la mejor herramienta para todo el mundo? ¿Para todos los casos es mejor que TimeCamp? Veámoslo en la siguiente comparativa.
TimeCamp vs Tmetric, ¿en qué es mejor cada herramienta?
Valoración general
Ambas herramientas tienen 3 niveles de precios, siendo el primero gratuito. Hay que tener en cuenta que el precio del plan superior de Tmetric cuesta lo mismo que el plan intermedio de TimeCamp, con lo que a la hora de comparar funcionalidades deberíamos tenerlo en cuenta. En resumen, Tmetric parece más ágil y con más funcionalidades por menos dinero.
TimeCamp no maneja el concepto de Clientes, aunque con el árbol de tareas puedes implementarlo. En cuanto a la integración con Todoist, y me imagino que con otros gestores de tareas, Tmetric tiene el botón visible en tareas sin tener que clicar y funciona más rápido, supongo que al no sincronizar todo el árbol de tareas y proyectos.
Ambos servicios disponen de aplicación de escritorio, desde la que empezar un nuevo rastreo de tiempo, ya sea de una tarea existente o creando una nueva. TimeCamp te permite elegir cualquiera de ellas y ofrece un buscador, pero Tmetric solo te deja elegir entre las recientes, lo que no es un problema para mí porque lo manejo desde Todoist.
Además, la aplicación de Tmetric dispone de funcionalidades con las que no cuenta TimeCamp y me parecen muy útiles: descansos automáticos, registro automático al arrancar, detectar inactividad (preguntar al de X minutos), recordatorio de registro (preguntar al de X minutos). Ah, y Tmetric también permite añadir estos descansos desde la web, cosa que TimeCamp no permite.
Por último, tanto la página de Precios como la Documentación de Tmetric son más detalladas y más completas.
Entonces, si Tmetric es mejor en prácticamente todo, y con planes de pago más económicos, ¿donde está la duda Elías? En algunos casos y en función de tus necesidades, TimeCamp puede ser mejor. Analicemos las diferencias para cada tipo de plan.
Plan gratuito
Si no quieres gastar dinero en una de estas herramientas, hay un par de características que debes comprobar antes de decidir.
Tmetric dispone de Integraciones en el plan gratis, como he dicho antes. También permite hasta 5 usuarios, cuando TimeCamp solo permite 1. Así que si estás en uno de esos 2 casos, tu solución es Tmetric.
Por otro lado, TimeCamp rastrea el uso del ordenador y te ofrece estadísticas sobre productividad y demás. Tmetric lo ofrece en el plan de pago Business, el más alto. Además, TimeCamp permite medir tiempo en base a palabras clave (documentos, sitios web, etc) de forma automática, por lo que si te gusta el rastreo automático de herramientas y webs, tu elegido será TimeCamp.
Plan intermedio
TimeCamp 7$ vs Tmetric 5$
Para empezar, os cuento en qué se parecen: TimeCamp tiene la función de Tiempo Estimado para establecer cuánto tiempo prevemos tardar en una tarea o proyecto. Podremos generar un informe que nos dice si no estamos cumpliendo y nos envía notificación cuando llegamos al 80% del tiempo establecido. Tmetric también la tiene en este plan con características similares.
Tarifas
Ambos tienen sistema de ‘billing rates’ bastante avanzados, para poder establecer nuestras tarifas y calcular importes automáticamente. Tmetric lo tiene en este plan pero TimeCamp en el caro.
Presupuesto recurrente
Tmetric permite establecer que un presupuesto de tiempo o dinero sea recurrente, lo cual es perfecto para clientes mensuales por ejemplo. No parece que TimeCamp tenga nada de esto.
Facturas
Ambos servicios disponen de módulo de facturas, y mientras que Tmetric las tiene en este plan, TimeCamp las tiene, de nuevo, en el plan más caro. Por último, tanto en las facturas como en los informes, Tmetric permite subir un logotipo personalizado, mientras que TimeCamp solo para las facturas, y lógicamente, en el plan caro.
Tareas
Tmetric solo soporta tareas en los planes de pago, para utilizar la herramienta como un gestor de proyectos como tal, mientras que TimeCamp las tiene desde el plan gratuito, ya que es una de sus funciones básicas.
Resumen de pagos a empleados
A través de las tarifas por horas y el informe de asistencia, en TimeCamp se puede generar el listado de pagos generados por los empleados. Esta función no aparece en el Pricing pero sí en la documentación. El módulo en sí es gratuito, pero si lo quieres usar para empleados necesitas el plan intermedio, ya que el gratuito solo permite un usuario.
Tmetric por su parte dispone de esta funcionalidad en plan Caro, pero dado que cuesta lo mismo que el intermedio de TimeCamp, este apartado no gana ninguno de los dos.
Resumen
Cómo véis en prácticamente todo Tmetric es superior. Sólo os compensaría TimeCamp en el caso de querer gestionar las tareas en el propio sistema, pudiendo usar el plan gratuito. Pero si quieres más de un usuario ya tendrías que usar un plan de pago por lo que Tmetric volvería a ser el adecuado.
Plan superior
TimeCamp 10$ vs Tmetric 7$
En en plan más caro, ambas herramientas disponen de capturas de pantalla automáticas, que van guardando imágenes de la pantalla mientras el contador está en funcionamiento.
Pero solo Tmetric tiene informes de uso de aplicaciones y sitios web, que son medidos en todos los planes pero solo en este puedes consultar dicha información.
Por lo demás, no hay mucho que destacar, salvo que Tmetric tiene algunas funcionalidades que ni siquiera TimeCamp tiene en este plan, incluso siendo más caro:
- Campos obligatorios
- Control avanzado de permisos
- Permitir acceso al cliente para consultar informes
Conclusión
Como véis, hay pocos apartados en los que TimeCamp sea superior. Tan solo lo recomendaría en estos casos:
- Si quieres que sea gratis y además requieres alguna de estas opciones:
- quieres usarlo en equipo hasta 5 personas
- te gustaría tener las estadísticas de uso de aplicaciones y sitios web
- quieres gestionar las tareas directamente en el sistema
- Si necesitas informes de tiempo de los diferentes niveles de jerarquía, si es que tienes tal complejidad
- Si quieres disponer de seguimiento automático en base a palabras clave
Creo que la única ventaja de TimeCamp son las funcionalidades del plan gratuito que Tmetric no tiene, que no creo que mucha gente vaya a sacar partido. Las otras dos opciones son bastante específicas, así que no creo que mucha gente las necesite, aunque no están disponibles en Tmetric ni siquiera en los planes de pago.
Si os interesan este tipo de aplicaciones, no te pierdas la etiqueta al respecto, ni el episodio que hicimos en Negocios y WordPress sobre el tema.
Si quieres puedes ver otras herramientas que utilizo en desarrollo y productividad.
Actualización Febrero 2021: TimeCamp ha cambiado un poco los planes gratis y básico
